# FAQ: Access control, audit logs and sharing > Questions and answers on AskDona's roles and permissions, confidentiality and clearance levels, audit logs and shared chat sessions (SaaS). - Status: Current. Last verified 2026-10-12. - Applies to: AskDona SaaS platform (web application). Not the planned AskDona API, which is a separate offering and may differ. - Canonical: https://askdona.com/ai/faq-access-control-and-sharing.md Source: AskDona SaaS product documentation (user guide), compiled by GFLOPS. Applies to the SaaS platform only; the planned AskDona API is a separate offering and may behave differently. ## What it can solve (解決できること) ### Q: 公開範囲の違う文書を、同じAI基盤で使い分けられますか？ **Answer (English)** AskDona supports document-classification-based access control through confidentiality levels and clearance levels. According to the documentation, users can assign a confidentiality level to each file when uploading it, and the file list displays that setting. Administrators can assign each user a clearance level governing access to confidential documents. Enabling Apply clearance level for a shared session restricts access to users whose clearance is at least as high as the sender's, with controls such as error messages for unauthorized access. The required user tasks are to set file confidentiality levels during upload, assign user clearance levels, and enable their application when sharing. **回答（日本語）** AskDonaでは、文書の機密区分に応じたアクセス制御を「機密レベル」と「クリアランスレベル」の機能によって支援しています。ドキュメントによれば、ファイルアップロード時に入力例として各ファイルに「機密レベル」を設定でき、ファイル一覧でその設定内容が出力・表示されます。また、ドキュメントによれば、管理者側でユーザーごとに「クリアランスレベル（ドキュメントアクセスの機密レベル）」を設定できます。さらに、ドキュメントによれば、共有セッションにおいて「クリアランスレベルを適用」をONにすることで、送信者と同等以上のクリアランスレベルを持つユーザーのみにアクセスを限定する出力制御（エラー表示など）が行われます。利用者が最終的に行う作業は、ファイルアップロード時の機密レベル設定、ユーザーへのクリアランスレベル割り当て、および共有時の適用設定です。 ### Q: 一般利用者と管理者で、AIの設定変更や評価実行の権限を分けられますか？ **Answer (English)** AskDona's Access Control feature, particularly the Role Permissions and User Management tabs, supports detailed role-based restrictions. Scope - Control who can use which features and to what extent. - Create custom roles granting only required actions, such as uploading RAG database files or editing metadata, while disabling all GPT chat and organization-management actions. - Configure OR or AND role-combination modes when assigning multiple roles. Example inputs and outputs - Role creation inputs: a role name, such as “RAG Chat User” or “RAG Editor Only,” a description, and the permitted actions. - User creation inputs: name, email address, assigned roles, and clearance level. - The user list shows name, email address, status, roles, clearance level, team, permissions, and registration date. - The Effective Permissions dialog shows direct roles, team roles, allow/deny counts, and the permission status of individual actions. - Unavailable features are reflected in the interface. For example, without Batch Assessment permission, the Pro Features button at the lower left is hidden. What the administrator does - In Role Permissions, click Create new role, select only the required actions, and save the custom role. - In User Management, click Add user, enter the name and email address, assign the custom role, and save. - Open Effective Permissions using the icon in the user list's Permissions column and verify that restrictions work as intended. **回答（日本語）** AskDonaは「アクセス制御」機能（特に「ロール権限」と「ユーザー管理」タブ）を通じて、役割別の機能制限を詳細に支援できます。 どこまで支援できるか（機能制限の範囲）： - 「誰が」「どの機能を」「どこまで」使えるかをコントロールできます。 - 特定機能のみに絞った「カスタムロール」を作成し、RAGデータベースの「ファイルアップロード」「メタデータ編集」など必要なアクションだけにチェックを入れ、GPTチャット系や組織管理系をすべてオフにするといった細かな制御が可能です。 - 複数ロールを割り当てる場合の「ロール結合モード」（OR/AND）の設定も支援しています。 入力例と出力例： - 入力例： - ロール作成時：ロール名（例：「RAGチャット利用者」、「RAG編集専用」）、説明、許可するアクションの選択。 - ユーザー追加時：名前、メールアドレス、割り当てるロール、クリアランスレベル。 - 出力例： - ユーザー一覧：名前、メールアドレス、ステータス、ロール、クリアランスレベル、チーム、権限、登録日。 - 「有効な権限」ダイアログ：直接ロール、チームロール、許可数/拒否数、個別アクションの許可状態。 - 権限がない場合の画面：例えばBatch Assessmentの権限がない場合、画面左下に「プロ機能」ボタンが表示されなくなります。 利用者（管理者）が最終的に行う作業： - 「ロール権限」タブで「＋ 新しいロールを作成」をクリックし、必要なアクションだけにチェックを入れてカスタムロールを作成・保存します。 - 「ユーザー管理」タブで「ユーザー追加」をクリックし、ユーザー情報（名前・メールアドレス）を入力して作成したカスタムロールを割り当てて保存します。 - ユーザー一覧の「権限」列のアイコンから「有効な権限」ダイアログを開き、意図通りに機能制限が適用されているか確認します。 ### Q: AIの回答方針を誰が変えたか、後から確認できるようにしたいです。 **Answer (English)** The documentation explicitly states that AskDona's Audit Log feature tracks setting changes and actions, including who did what and when. It provides concrete user procedures for filtering and exporting logs, example filter inputs, and example output fields displayed in the logs. **回答（日本語）** ドキュメントにおいて、AskDonaの「監査ログ」機能により、設定変更や操作記録を「いつ」「誰が」「何をしたか」まで追跡できることが明確に示されています。また、ドキュメントには、利用者が行う具体的な作業手順（監査ログの絞り込みやエクスポート）、入力例（フィルター条件）、出力例（ログの表示項目）が具体的に記載されています。 ### Q: AIで調べた結果を、同僚が根拠まで確認できる形で渡せますか？ **Answer (English)** The documentation explains that RAG chat's shared-session feature lets users share questions and answers with other members of the organization. It specifies the sharing inputs—messages to share, title, description, recipients, clearance level, and view-only access—and the action of clicking Create share at the bottom right of the dialog. **回答（日本語）** ドキュメントにおいて、RAGチャットの共有セッション機能により、質問と回答を組織内の他のメンバーに共有できることが説明されています。共有設定の入力項目（共有するメッセージ、タイトル、説明、受信者、クリアランスレベル、閲覧のみ）や、ダイアログ右下の「共有を作成」ボタンをクリックする作業が具体的に示されています。 ## How to check the benefit (効果の確かめ方) ### Q: 「役割別の機能制限」を試すとき、役割ごとの操作制御の充足度をどう確かめれば、自分たちに役立つか判断できますか？ **Answer (English)** The documentation provides concrete use cases for testing role-based restrictions. Each includes a scenario describing the test conditions, tasks explaining setup and verification, and key points distinguishing successful and unsuccessful configurations. It also explains how to open Effective Permissions in User Management to verify which features and actions are actually allowed. **回答（日本語）** ドキュメントには、役割別の機能制限を試すための具体的なユースケース（サンプル）が公開されています。各ユースケースには、試す際の状況を示す「シーン」（資料条件）、設定や確認の手順を示す「やること」（確認方法）、および成功・失敗を分ける注意点を示す「ポイント」（成功・失敗例）が記載されています。また、設定した操作制御の充足度（実際にどの機能やアクションが許可されているか）を確かめる方法として、ユーザー管理画面の「有効な権限」ダイアログから確認する手順が公開されています。 ## Setup and operation (準備・操作・運用) ### Q: 「役割別の機能制限」を始めるには、利用者と役割の一覧をどう準備し、どんな操作をすればよいですか？ **Answer (English)** The documentation explicitly describes the process for role-based restrictions, from preparing and registering roles and users to checking effective permissions, and distinguishes standard functionality from additional configuration. Prepare and register roles - Nine system roles, including Owner, User Admin, and RAG Chat, are provided by default. - For organization-specific restrictions, create a custom role: select Create new role in Role Permissions, enter its name and description, allow only the required functions, and save. Prepare and register users - In User Management, click Add user, enter details such as name and email address, assign appropriate roles, and save. Only users with the Owner role can perform this operation. Verify results - Click the icon in the user list's Permissions column to open Effective Permissions and see which functions the user can actually access. Standard functionality and additional configuration - Standard operations include assigning default system roles, adding users, and checking effective permissions. - Additional configuration includes creating custom roles for organization-specific permissions, limiting permissions to specific databases, and setting organization restrictions that disable functions for the entire organization. **回答（日本語）** AskDonaにおける「役割別の機能制限」（アクセス制御）について、利用者（ユーザー）と役割（ロール）の一覧の準備・登録から結果（有効な権限）の確認までの手順、および標準機能と追加対応の区別について、ドキュメントに明確な言及があります。 役割（ロール）の準備・登録： - 標準機能として、OwnerやUser Admin、RAG Chatなど9つの「システムロール」がデフォルトで用意されています。 - 組織固有の制限が必要な場合は、カスタムロールを新規作成します。「ロール権限」タブから「＋ 新しいロールを作成」をクリックし、ロール名と説明を入力して、必要な機能だけを許可して保存します。 利用者（ユーザー）の準備・登録： - 「ユーザー管理」タブから「ユーザー追加」ボタンをクリックし、名前やメールアドレス等の情報を入力し、適切なロールを割り当てて保存します。この操作はOwnerロールを持つユーザーのみが行えます。 結果（有効な権限）の確認： - ユーザー一覧の「権限」列にあるアイコンをクリックし、「有効な権限」ダイアログを開くことで、そのユーザーが実際にアクセスできる機能を確認できます。 標準機能と追加対応の区別： - 標準機能で済む範囲：デフォルトのシステムロールをそのまま割り当てる場合、およびユーザー追加や有効な権限の確認操作。 - 追加対応が必要な範囲：組織固有の権限設定を行うためのカスタムロールの作成、特定のデータベースに限定した権限付与、または組織全体で一括して機能を無効化する「組織の制限」の設定。 ### Q: 「根拠付き回答の共有」を始めるには、回答と参照資料をどう準備し、どんな操作をすればよいですか？ **Answer (English)** Sharing evidence-backed answers in AskDona can be completed entirely with standard features: register materials in the RAG database, ask questions and review answers and evidence in RAG chat, and use the shared-session feature. Sharing with users outside the organization is not supported. **回答（日本語）** AskDonaにおける「根拠付き回答の共有」は、RAGデータベースへの資料登録、RAGチャットでの質問と回答・根拠の確認、および共有セッション機能の操作により、すべて標準機能で完結します。ただし、組織外のユーザーへの共有はできないという制限があります。 ## Conditions and scope (利用条件・適用範囲) ### Q: 「役割別の機能制限」でAIを使いたいのですが、「複数の役割を設けたい」という条件でも使えますか？ **Answer (English)** The documentation clearly explains the scope, requirements, configuration, and limitations of role-based access control when multiple roles are needed. Requirements and supported scope - Administrators can create and assign custom roles for organization-specific restrictions. - A user can have multiple roles, combined using OR or AND mode. - RAG-related permissions can be limited to specific databases. Configuration - In Access Control > Role Permissions, click Create new role, enter a name and description, and allow only the required actions. - Add or edit users in User Management and assign the custom roles. - When using multiple roles, set the role-combination mode in the user management dialog. Limitations - Permissions for system roles, including Owner, Admin (Legacy), and Member (Legacy), are platform-managed and cannot be changed. - Users cannot change their own roles. - GPT, administration/access control, Batch Assessment, and organization features apply organization-wide and cannot be scoped to an individual database. **回答（日本語）** ドキュメントにおいて、「複数の役割を設けたい」という条件におけるAskDonaの「役割別の機能制限（アクセス制御）」の適用範囲、対応条件、追加設定、および対応できないケースについて明確に説明されています。 対応条件： - 組織固有の権限設定が必要な場合は、管理者が「カスタムロール」を作成してユーザーに割り当てることで、複数の役割に応じた機能制限に対応できます。 - 1人のユーザーに複数のロールを割り当てることも可能で、その場合は「ロール結合モード」（ORまたはAND）で権限の結合方法を選択できます。 - RAGに関連する機能については、特定のデータベースだけに限定して権限を付与することも可能です。 追加設定： - 「アクセス制御」の「ロール権限」タブから「＋ 新しいロールを作成」をクリックし、ロール名や説明を入力し、必要な機能（アクション）だけを許可してカスタムロールを作成します。 - 「ユーザー管理」タブでユーザーを追加または編集し、作成したカスタムロールを割り当てます。 - 複数ロールを併用する場合は、ユーザー管理ダイアログで「ロール結合モード」を設定します。 対応できないケース（制限事項）： - システムロール（Owner、Admin (Legacy)、Member (Legacy)など）の権限はプラットフォーム側で管理されており変更できません。 - 自分自身のロールは変更できません。 - GPT、管理（アクセス制御）、Batch Assessment、組織などの機能は組織全体が対象であり、データベース単位での指定はできません。 ### Q: 「根拠付き回答の共有」でAIを使いたいのですが、「受け手の閲覧権限が異なる」という条件でも使えますか？ **Answer (English)** The documentation clearly explains access control for shared RAG chat sessions. If the sender enables Apply clearance level, access is limited to users whose clearance is at least as high as the sender's. Recipients with insufficient clearance either do not see the shared session or receive an error when trying to access it. **回答（日本語）** ドキュメントにおいて、RAGチャットの共有セッションにおけるアクセス制御について明確に説明されています。共有元で「クリアランスレベルを適用」をONに設定した場合（追加設定）、共有セッションへのアクセスは送信者と同等以上のクリアランスレベルを持つユーザーに限定されます（対応条件）。一方で、クリアランスレベルが不足している受信者には、共有セッションが表示されないか、アクセス時にエラーが表示される（対応できないケース）ことが記載されています。 ## Preventing errors and checking quality (失敗への対処・品質) ### Q: 「文書の機密区分」で、回答に制限文書の内容が混じることが心配です。どう防いで確認できますか？ **Answer (English)** AskDona provides the following controls and displays to help prevent restricted-document content from appearing in answers. Prevention - Metadata filters: Use Filter in RAG chat to narrow the search by category, subcategory, or other metadata and exclude restricted documents. - File confidentiality levels: Assign a confidentiality level to each uploaded file. - System prompts: In system or AI personality settings, add constraints such as “Do not disclose confidential or personal information directly; ask the user to consult the source” or “Do not directly output personal information.” These help limit direct inclusion of restricted content. Display - Answers show References links to supporting documents and thumbnails of referenced PDFs. - RAG database file management displays each file's confidentiality level, such as “1 Confidentiality level 1.” Verification and human decisions - Review Sources or References at the end of the answer. Click a source file to open the original document in the right-hand preview and check accuracy. Show AskDona Thoughts also displays the LLM's reasoning. - The recommended model is an initial AI assessment followed by a human final decision. Where prompts direct users to sources instead of disclosing confidential content, users must consult those sources and decide whether the information may be disclosed and whether restricted content has been inappropriately included. People also manually check for unsupported facts, speculation, and outdated information. **回答（日本語）** AskDonaでは、回答に制限文書の内容が混じることを防ぐため、以下の検出・抑制・表示機能が提供されています。 検出・抑制方法： - メタデータによる絞り込み（フィルター）：RAGチャットの「フィルター」機能を使用し、カテゴリーやサブカテゴリーなどのメタデータを指定して検索対象を絞り込むことで、制限文書を検索対象から除外できます。 - ファイルアップロード時の機密レベル設定：ファイルをアップロードする際、各ファイルに対して「機密レベル」を設定できます。 - システムプロンプトによる制御：システムプロンプト（システム環境設定やAIパーソナリティ設定）において、「機密性の高い情報や個人情報は、そのまま開示せず、参照元の確認を促す」や「個人情報が含まれる場合は直接出さない」といった制約事項を記述することで、回答に制限文書の内容がそのまま混じることを抑制できます。 表示方法： - 回答には、根拠となったドキュメントへのリンク（References）や、参照されたPDFファイルのサムネイル（参照元）が表示されます。 - RAGデータベースのファイル管理画面では、ファイルの機密レベル（例：「1 機密レベル1」）が表示されます。 確認手順と人が判断する範囲： - 確認手順：回答の末尾に記載される「参照元（出典）」や「References」を確認します。参照元のファイルをクリックすると、画面右側に該当ドキュメントのプレビューが表示され、元のドキュメントを直接参照して回答内容の正確性を確認できます。また、「Show AskDona Thoughts」をクリックして、LLMの思考過程を確認することも可能です。 - 人が判断する範囲：AIにすべてを任せるのではなく、「一次評価をAIに、最終判断を人間に」という分業モデルが推奨されています。システムプロンプトで「機密性の高い情報はそのまま開示せず、参照元の確認を促す」と設定されている場合、ユーザーは提示された参照元を直接確認し、開示してよい情報か、制限文書の内容が不適切に混ざっていないかを人間が最終的に判断します。また、参照情報にない事実や推測が含まれていないか、古い情報が混ざっていないかなどを人間が目視でレビュー・判断します。 ### Q: 「役割別の機能制限」で、一般利用者が共通設定を変更することが心配です。どう防いで確認できますか？ **Answer (English)** The documentation explicitly describes controls to prevent ordinary users from changing shared settings, detection and display features, and verification steps and human responsibilities. Prevention - Role-based access: Only administrators or users with Owner privileges can change RAG settings, and role permissions can restrict which settings are editable. For example, users can be allowed to change only the Personal tab while changes to shared settings in the Organization tab are restricted. Custom roles can disable unnecessary permissions, such as organization management. - Organization-wide restrictions: A kill-switch function can disable specified features or actions for every user in the organization. Detection and display - Audit logs record actions such as setting changes and the addition or removal of restrictions, allowing administrators to identify who changed what and when. - The Effective Permissions dialog, available from the Permissions column in User Management, lists the functions each user can actually access. Verification and human decisions - Administrators can check each user's Effective Permissions to confirm that setting changes are restricted. They can also periodically filter audit logs by date range or feature, export them to Excel, and check for unauthorized actions. - People must design role assignments and manually review exported logs for suspicious activity or unexpected setting changes. **回答（日本語）** AskDonaでは、一般利用者が共通設定を変更することを防ぐための「抑制」「検出・表示」機能、および「確認手順と人が判断する範囲」について明確に言及されています。 抑制（防止）方法： - ロール権限によるアクセス制御：RAG設定は管理者またはOwner権限を持つユーザーのみが変更可能であり、ロール権限によってどのRAG設定を編集できるかを制限できます。例えば、共通設定である「組織」タブの設定変更を制限し、「個人」タブのみ変更可能にするなどの柔軟な権限付与が可能です。また、カスタムロールを作成し、組織管理系などの不要な権限をオフにすることで、一般利用者の共通設定変更を抑制できます。 - 組織管理（組織全体の制限）：特定の機能や操作を組織内のすべてのユーザーに対して一括で無効化（制限）するキルスイッチ機能も備わっています。 検出・表示方法： - 監査ログ機能：設定の変更や制限の追加・解除などの操作履歴は「監査ログ」タブに記録され、誰がいつ変更したかを後から追跡・確認できます。 - 有効な権限の確認：ユーザー管理画面の「権限」列から「有効な権限」ダイアログを開くことで、そのユーザーが実際にどの機能にアクセスできるかを一覧で表示・確認できます。 確認手順と人が判断する範囲： - 確認手順：管理者はユーザー管理画面から各ユーザーの「有効な権限」ダイアログを開いて設定変更権限が制限されているかを確認する手順や、定期的に「監査ログ」を期間や機能で絞り込んでExcel形式でエクスポートし、不正な操作がないかを確認する手順が用意されています。 - 人が判断する範囲：どのユーザーにどのカスタムロールを割り当てるべきかの設計・判断、およびエクスポートした監査ログを目視でレビューし、不審な操作や想定外の設定変更がないかを人間が確認・判断する必要があります。